De ce aveti nevoie de arhivare documente (fizica)?

Documentele rezultate in urma activitatii unei companii sau a unei institutii publice sunt arhivate constant, ajungand cu timpul sa ocupe foarte mult spatiu, iar informatia sa devina din ce in ce mai greu accesibila.

Serviciile de arhivare documente ajuta companiile sa-si organizeze arhivele de documente, dupa criterii de arhivare legale, astfel incat sa faciliteze accesul la informatie pe niveluri de acces.

Conform legii, documentele trebuie pastrate o perioada determinata de timp

Arhiva documentelor trebuie organizata intr-o forma standardizata

Prelucrarea documentelor se face conform unor metodologii si norme specifice

Accesul rapid si usor la documente

Gestionarea mai eficienta a spatiului alocat depozitarii arhivei

Documentele trebuie depozitate in conditiile stabilite prin lege

Alocarea mai eficienta a resurselor proprii

Este obligatorie operatiunea arhivare documente?

Orice societate, producatoare de documente, este obligata, conform Legii 16/1996 a Arhivelor Nationale, cu modificarile si completarile ulterioare, sa fondeze Arhiva, conform prevederilor legale in vigoare, sa intocmeasca Nomenclatorul Arhivistic si sa isi pastreze documentele pe perioadele stabilite in cadrul Nomenclatorului, in conditii de deplina siguranta si accesabilitate.

Fiind constienti ca, in lipsa unor actualizari eficiente ale cadrului juridic, putine Societati Comerciale cunosc aceasta obligatie si aplica in confirmitate prevederile legale, Smahimberg aduce pe piata o oferta menita sa ajute atat Societatile Comerciale cat si institutiile in fondarea arhivei si stocarea ei in conditii conforme cu cerintele legii.

In acest sens, firma Smahimberg Arhive propune tuturor firmelor si institutiilor servicii adaptate de fondare si management a Arhivei, beneficiind de avantajul unui personal instruit, a dotarilor moderne, precum si a mijloacelor tehnico-tehnologice la standarde ridicate.

Prin ce etape trecem mai exact, pentru arhivarea documentelor?

Fondarea arhivei– stabilirea apartenentei documentelor la fondul arhivistic al Beneficiarului– apartenenta se stabileste pe baza datelor de inregistrare ale Beneficiarului, a continutului actelor, a stampilei, a revolutiilor si semnaturilor.

Sortarea documentelor in categorii conform Nomenclatorului Arhivistic– separarea documentelor pe tipuri de documente conform Nomenclatorului Arhivistic– separarea documentelor pe ani– separarea documentelor pe compartimente– aranjarea documentelor cronologic

Indosarierea documentelor– inlaturarea partilor metalice : capse, cleme etc– aranjarea documentelor in teancuri de maxim 230 file– aranjarea documentelor in unitatile arhivistice

Legarea dosarelor– formarea unitatilor arhivistice– legarea documentelor in coperti de carton

Numerotarea filelor– numerotarea filelor unitatilor arhivistice in ordine crescatoare de la 1– numerotarea se face cu creion in coltul din drepta sus a fiecarei file

Sigilarea dosarelor– certificarea dosarului prin mentionarea pe o fila alba a numarului de file– aplicarea la sfarsitul dosarului a unui sigiliu de hartie

Etichetarea dosarului cu completarea elementelor de identificare– scrierea pe cotorul continutul dosarului

Incarcarea cutiilor si inventarierea acestora– introducerea dosarelor in cutii– inventarierea dosarelor pe baza urmatoarelor elemente: numarul dosarului, anul dosarului si departamentul

Inventariere dosare– intocmirea unui inventar cuprinzand: nr. dosar, anul, nr. cutie, continut, date extreme si departament